標題：電算化會計賬簿的變化及風險防范對策
[摘要]電算化會計帳簿相對于傳統會計帳簿而言,改變了數據的輸入方式、處理方式、存儲方式記方法,但它存在因開發與設計軟件不嚴格、業務操作不當和使用管理不規范而帶來的風險。其防范為:加強軟件購置與開發的管理,加強操作程序控制,加強數據輸入與輸出管理,加大檢查監督力度。
[關鍵詞]電算化會計;賬簿變化;風險分析;防范對策
一、電算化會計賬簿的變化
1、改變了數據輸入方式
傳統的會計賬簿主要是根據審核無誤的憑證,逐筆或匯總記錄在會計賬簿上,登賬工作繁瑣復雜,易于出錯。電算化環境下會計賬簿的記錄直接取決于數據采集端口的原始單據或記賬憑證,而原始數據的采集與輸入形式已大為擴展,如人工鍵盤錄入,磁盤、光盤、U盤等磁介質導入,遠程網絡收集與傳輸,輸入方式呈現出迅速、開放、多元、高效的特點。
2、改變了數據處理方式
在傳統的會計核算程序中,采用平行登記方法的總分類賬與明細分類賬的登記是一項原理簡單而核算過程繁雜的工作。實行電算化后,賬簿數據的整個處理過程分為輸入、處理、輸出三個環節,會計信息系統基本采用集中處理的方式,即多個子系統采集原始憑證信息,記賬憑證一次輸入或生成,各種賬表數據在記賬憑證分錄庫的基礎上派生形成。數據的運算與歸集高度依賴于計算機信息系統的實時操作,賬賬、賬證之間的對賬環節也不復存在,數據處理呈現出一體化傾向。
3、改變了數據存儲方式
傳統的會計賬簿以紙介質存儲方式保留會計信息與管理會計信息。在計算機方式下,賬務處理子系統中的數據存儲在憑證文件、匯總文件等數據庫文件中,以電磁介質作為會計信息的存貯載體,還可以存儲在計算機磁盤、內存、磁帶等磁介質與光盤等電介質上,需要時可以通過打印機輸出紙介質賬簿。原始數據的輸入端口、高度依存的電算化軟件系統、易隱藏信息的存儲介質,成為影響電算化環境下會計賬簿風險的三大主要因素,這些因素不僅引起了傳統會計賬簿外在形式的變化,而且帶來了會計賬簿實質性的變革。
4、改變了數據登記方法
傳統賬簿中,會計數據的登記按會計六大要素分別設置資產、負債、所有者權益、收入、費用和利潤六大賬戶,并設置總分類賬和明細分類賬。而在電算化會計賬簿中,所有賬戶都被賦于一個科目號,科目號的第一位用于標志這個會計科目的大類別,如資產類為1、負債類為2、權益類為3、成本類為4、損益類為5,前三位用于標志總賬的會計科目,如現金是101、銀行存款是102,這樣就可以方便的進行總賬、明細賬、日記賬等各種賬目的處理,實現數出一門(都出自憑證),數據共享的特點[1]。總分類賬和各級所屬明細分類賬也不再是一種重復平行的關系,而演化為一次登記,逐級共享的關系。
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